Ordner anlegen, Bilder rein, auf die externe Festplatte speichern und ab damit ins Regal. Sieht so eine zuverlässige Fotosicherung aus? Nein! Denn erst eine professionelle Bildarchivierung macht Fotos sicher und trumpft zudem mit starken Features auf – das findet Kersten Weichbrodt und erklärt hier, warum.
Die Archivierung von Bild- und Videodaten hat vor allem zwei Aspekte: Sicherheit vor Datenverlust oder sogar Datenklau von außen und schnelle Erreichbarkeit bei der Suche. Umso wichtiger für Fotografen, die ihre Werke aus Kundenaufträgen speichern und ihren Kunden gegenüber zur Sorgfalt verpflichtet sind.
Eins vorab: Die Sicherung auf externe Festplatten ist die schlechteste Lösung, wenn es um Datensicherheit geht. Festplatten fallen runter, werden verlegt, sind fehleranfällig und sind zudem nicht geschützt vor äußeren Einflüssen (Wasser, Strom, Kindern …). Deshalb gilt: keine Festplatte ohne Back-up! Dafür müssen aber weitere Festplatten mit dem gleichen Inhalt ins Regal gestellt werden. Umständlich und wenig zielführend. Welche Möglichkeit für eine sichere und moderne Speicherung bleibt also? Die Lösung: die Cloud oder der eigene Server!
Alternativen zur externen Festplatte
Beginnen wir mal mit dem eigenen Server. Hier gibt es zuverlässige NAS-Systeme (Network Attached Storage), etwa von Synology. Diese kleine Kiste kann mit mehreren Festplatten bestückt werden, sodass ein automatisches Back-up auf unterschiedlichen Platten erstellt werden kann. Richtig sicher sind die Daten aber erst, wenn zwei dieser Würfel an unterschiedlichen Plätzen aufgestellt werden und das Back-up auf beiden Maschinen läuft. Denn wenn die Waschmaschine im Geschoss darüber ausläuft oder das Gerät – auch nicht selten – schlicht geklaut wird, sieht es düster für die Daten aus. Für die, die sich nicht in die Cloud trauen, überwiegen dennoch die Vorteile.
Ein echtes Plus ist zudem das Softwarepaket von Synology, das kostenfrei mitgeliefert wird. Das Tool „Photo Station“ ermöglicht etwa professionelle Bildverwaltung. Zudem kommen ein E-Mail-Programm, Dokumentenverwaltung, Kollaborations-Tools und weitere Hilfsprogramme frei Haus dazu. Sogar die eigene Homepage kann auf das NAS gehostet werden. Das alles ohne laufende Kosten – ein klarer Vorteil.
Nichts ist allerdings sicherer als die Cloud! Hier sind Profis am Werk, die zertifizierte Verfahren anwenden, wie und an welchen Orten die Daten gespeichert werden und ja, es gibt auch andere Anbieter als Microsoft, Google und Amazon. Die Einzelheiten der unterschiedlichen Anbieter hier aufzuzählen, würde aber den Rahmen sprengen. Wichtig zu erwähnen ist allerdings, dass Sie in der Cloud zwar Dateien speichern können, für eine effiziente Verwaltung Ihrer Bilder aber zusätzliche Tools benötigen.
Bildverwaltung klingt echt lahm
Haben Sie für sich die Speicherfrage geklärt, wird es erst richtig spannend. Was bedeutet eigentlich Bildverwaltung, was soll das, was bringt das, was kann das? Zugegeben: Bildverwaltung hört sich echt „lahm“ an, ist aber eine richtige Rakete für Fotograf und Kunde, wenn Sie sich damit beschäftigten. Die erste Erkenntnis wird sein, Adobe Bridge ist sicher ein ganz gutes „Bild-Zugriffs-Tool“ – aber keine professionelle Bildverwaltung. Nur mit Metadatensteuerung, Filterungen, Presets für Verarbeitungsroutinen und einer komfortablen Beschriftungsmöglichkeit der Bilder lässt sich in der Liga der professionellen Bildverwaltungs-Tools mitspielen.
Bilder liegen im Pool und reagieren aufs Stichwort
Um die Organisation der Bilder richtig agil zu machen, müssen Sie sich zudem von den klassischen Ordnerstrukturen verabschieden. Bei dem einen oder anderen brechen jetzt Grundfeste der Ordnung zusammen, aber so ist das eben in einem Digitalisierungsprozess. Die Alternative heißt: Bilderpool, Datensee oder Bigdata, wie man will, auf jeden Fall hängen die Bilder nicht mehr in Ordnern fest, sondern schwimmen agil in einen großen „Datenteich“. Sie reagieren auf Filterungen, Stichwort oder auf Kalenderdaten und tauchen sofort auf, wenn sie gesucht werden.
Damit Strömung im großen Bilderpool entsteht, bedarf es eines Metadatenkonzepts. Dieses definiert ein Set von beschreibenden Bildinformationen. Diese angehängten Zusatzinfos ergeben sich aus den Stammdaten des Fotografen und der Motivwelt, in der sich der Fotograf bewegt. Sie bieten nicht nur informatorischen Mehrwert, sondern sind der Turbo für die Bildverwaltung.
Werden nun noch Metadaten eingetragen, bekommt etwa das Eiffelturmmotiv den „Freischwimmer“ für seinen Datensee. Zudem kann man seine Bilder als „Stapel“ verarbeiten und so, ohne sich über die Zuordnung in einer Ordnerstruktur Gedanken machen zu müssen, diese sicher archivieren. Zur Wiederauffindbarkeit reicht dann ein Wort oder eine Kombination der Metainformationen. Das funktioniert beispielsweise wie folgt:
Jobnummer 0000 = Alle Bilder, die auf dieser Reise entstanden sind.
Kategorie Reise = Alle Bilder, die auf Reisen gemacht wurden.
Jobnummer 0000 + Stichwort Himmel = Alle Motive der Reise mit Himmel.
Jobnummer 0000 – Stichwort Himmel = Alle Motive der Reise ohne Himmel.
So finden Sie nicht nur jedes gesuchte Bild superschnell, sondern auch Bilder, die die gleichen Kriterien erfüllen – aber längst in Vergessenheit geraten sind. Mit relativ wenig Aufwand und mit einem klaren Konzept wird das Archiv also zu einem agilen Ort, der bei der Motivsuche inspirierend wirken kann.
Leichter Leben mit Presets
Mit Presets können Aktionen wie zum Beispiel Formatänderung, Dateigrößen, Farbumwandlungen … auf eine Schaltfläche gelegt werden, sodass nur noch ein Klick nötig ist, um eine entsprechend formatierte Arbeitskopie zu bekommen, die sich an einen oder mehrere Empfänger versenden lässt. Das kann bei der Verarbeitung großer Bildmengen sehr zeitsparend sein und Fehler verhindern.
Ein weiteres Plus ist die Kollaboration. Um zum Beispiel mit Kunden über einen fertigen Bildauftrag zu kommunizieren oder Absprachen zu treffen, kann eine digitale Sammelmappe geteilt werden. Tatsächlich gehören das Versenden von Bildsammlungen innerhalb des Systems, per Link oder E-Mail und das Austauschen und Markieren der Inhalte bei einigen Bildverwaltungs-Tools schon zur Standardausstattung.
Für fast alle Anforderungen der professionellen Bildverwaltung gibt es also eine Lösung oder einen Workflow, der das Arbeiten mit dem Bildmaterial nicht nur einfacher und schneller macht, sondern auch sicherer bei der Langzeitaufbewahrung, beim Austausch mit den Kunden und bei der Verwaltung der Bildrechte.
Schluss mit der digitalen Grabbelkiste: Fazit
Am Ende stellt sich also nicht mehr die Frage, ob Sie Ihre Bilder professionell archivieren und verwalten sollten, sondern mit welchem System. Ein NAS liegt mit einer brauchbaren Konfiguration zwischen 400 und 800 Euro. Vor- und Nachteil zugleich: alles in der Hand des Fotografen. Eine Cloud mit Bildverwaltungs-Tool beginnt bei ca. 100 Euro im Monat. Vorteil: Profibildverwaltung mit zeitsparenden Funktionen für agile Abläufe. Nachteil: laufende Kosten. Aber: Eine Cloud lediglich zur Speicherung der Fotos zu mieten, ist sicherer als jede Festplatte. Von einer professionellen Bildverwaltung, die schnelles Finden und routinierte Kundenbetreuung gewährleistet, kann dann aber keine Rede sein.
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